Area Financiera

está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa ya proteger el capital invertido.

La función financiera resulta esencial para el éxito de toda negociación fabril : hay que invertir en materia prima la cantidad óptima de dinero, obtener los préstamos bancarios, proveerse de suficiente capital fijo (terrenos, plantas, maquinaria y equipo), conceder créditos a clientes y mantener las operaciones de la empresa a un nivel rentable con los fondos y recursos disponibles.

Es decir, la liquidez y el equilibrio financiero son necesarios para sostener a la empresa. Los problemas financieros tienen 2 orígenes principales:

1. Lo que se necesita para mantener la fábrica en periodos de expansión, de contracción y en los de recuperación.

2. Las decisiones de optimización de las actividades fabriles.
En la actualidad y con la finalidad de que la función financiera cumpla eficientemente sus objetivos se han dividido sus actividades en dos grandes grupos:

Contraloría y Tesorería, los cuales son responsables específicamente de los siguiente:
Funciones de Contraloría.

1. Planeación para el control de las operaciones.

2. Información e interpretación de los resultados de operaciones y de situación financiera.

3. Evaluación y deliberación.
4. Administración de impuestos.
5. Informes a dependencias gubernamentales.
6. Coordinación de la auditoría externa.
7. Protección de los activos de la empresa.
8. Evaluación del entorno económico.

Funciones de Tesorería.

1. Obtención de capitales.

2. Relación con los inversionistas.

3. Obtención de financiamiento a corto y a largo plazo.

4. Banca y custodia.

5. Crédito y cobranzas.

6. Inversiones.

7. Seguros de la empresa.

La contabilidad de costos es un medio de que se vale el contralor para cubrir las funciones que se han señalado, ya que la información cuantitativa que proporciona se relaciona estrechamente con las actividades del contralor.

El contralor coadyuva a planear, organizar, coordinar y controlar todas las funciones de la empresa. Debe ser parte integral de la administración de un negocio, llevando a cabo funciones específicos en tres áreas distintas:
Planeación.

Debe establecer, coordinar y dirigir un plan adecuado para el control de las operaciones de la firma, que incluya:

Plan de utilidades a corto plazo.

Proyectos de inversiones en activos fijos y su financiamiento.
Pronósticos de ventas.

Presupuestos de costos y gastos y normas para costos.
Control.

Deberá comparar los resultados reales con los planes de operación y las normas establecidas y reportar e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la organización y a los accionistas de la empresa, por medio de recopilación de registros e informes contables, y estadísticos adecuados.

Deberá evaluar los sistemas de acumulación, distribución, control, análisis, interpretación y proyección de los costos de la firma.

Otros informes.

Deberá consultar con todas las áreas de la organización responsables de acciones o políticas sobre cualquier fase de operación de la compañía, es responsable de proteger los activos del negocio, así como en asuntos fiscales, informes al gobierno y la interpretación de las fuerzas económicas que puedan afectar a la empresa.

Area Administrativa

Como lo dice su nombre su fin es administrar o manejar de la mejor forma los recursos de una empresa. El area administrativa tiene como funcion principal llevar a cabo la planificación estratégica de la empresa (definir mision, vision, politicas, analizar la situación de la empresa y establecer objetivos, estrategias y tecnicas para conseguir las metas)

Los administrativos asignan recursos a las diferentes áreas (RRHH, finanzas, MKT, etc) por lo general en empresas mas pqeueñas la parte administrativa ve casi todas las áreas menos las operativas (dependiendo de la empresa) Por lo que es muy facil ver a un administrador ocupandose de todas las labores de mkt, rrhh y finanzas de la empresa. Estos recursos son asingnados respecto de las metas que se quieren lograr y los resultados de los estudios proyectivos financieros de la empresa. Es decir si quieres vender algo debes proyectar tus ventas, costos fijos y variables para obtener utilidades. Todo los planes y controles que hagas para cumplir con tus espectativas son trabajo administrativo.

Por otro lado, se realizan cálculos relacionados con los costos operativos de personal y su impacto en las utilidades de la empresa, con el propósito de mantener un personal bien remunerado de la manera mas rentable para la compañía.

Esta área abarca el manejo de todo tipo de empresas, instituciones o fundaciones, con o sin fines de lucro, tales como clubes, cajas de ahorro, colegios, universidades y agrupaciones de caracter tecnológico y artístico.

Otros aspectos relacionados con esta área son:

• Diseño de formatos administrativos. Análisis de los modelos utilizados por el cliente a fin de analizar su factibilidad.
• Capacitación del personal una vez un sistema nuevo ha sido implantado.
• Elaboración de Análisis Financieros.
• Realización de Informes Estadísticos. Presentación gráfica de los resultados.
• Elaboración de Material Didáctico y/o Manuales, en base a material administrativo ya existente.

Trabajo En Equipo!

Mucho se ha hablado del Trabajo en Equipo; se ha definido, estructurado y empaquetado para que todo aquel que requiera explorar su concepto y ponerlo en práctica tenga en sus manos todo lo que se cree necesario para ello.

El Trabajo en Equipo es una bandera que enarbolan casi todas las empresas e instituciones, en especial en aquellas donde se requiere la participación de un importante número de personas para completar una tarea. Se habla de equipos multidisciplinarios, equipos de alto desempeño y de equipos autodirigidos, entre otros, destacando sus características como si se estuviera describiendo una computadora o un auto de última generación, cuando en realidad, en esto del Trabajo en Equipo, se debe dar crédito a las palabras que alguna vez dijo Luís XIV de Francia, al referirse al Estado, pero en este caso, la frase ha de ser: ¡el “equipo” soy Yo!

¿Qué como es eso? Sencillo, el Trabajo en Equipo no es cuestión de muchos, corresponde únicamente a la persona. En este breve resumen observará algunas de las exposiciones que se hacen en el capítulo del mismo nombre de mi libro Gerentes Ineptos donde se explica a detalle por qué el concepto de esta herramienta no solo debe ser revisado sino que ha de sufrir una reorientación, pues tal y como se le ve en el presente no pareciera cubrir la magnitud de lo que representa en realidad.

Ahora bien, una de las fantasías administrativas más generalizadas ronda en torno al Trabajo en Equipo, aunque no lo parezca, tanto personas experimentadas como inexpertas concluyen que esta herramienta puede ser introducida en un departamento o empresa a través de charlas, cursos o encuentros con su personal, las hay quienes las introducen en sus políticas y normas, incluso imaginan que es posible garantizarla si al momento de la entrevista de selección se le pregunta al candidato si se siente bien trabajando en equipo o sometiendo al mismo a actividades donde lo demuestre.

Algunas otras dan por obvia la respuesta, afirmando para sí mismas que la gente tiene que trabajar en equipo, que es una exigencia propia de los tiempos que vive la administración y por ende no debe ser siquiera consultada.
Pues bien, la realidad es otra. El Trabajo en Equipo más que una herramienta, es una aptitud.

El Trabajo en Equipo no se decreta, no se implanta como un chip en la cabeza de los empleados ni en los representantes de la empresa y, más aún, no puede ser considerado una exigencia o una obligación, ya que al instante de presentarse como tal no se observarán más que rechazos.

El Trabajo en Equipo es una aptitud propia de cada persona. Los seres humanos no están programados genéticamente para trabajar en equipo ni deben estarlo, algunos muestran ese talento y otros no, esto no hace descartables a quienes no logran desarrollar esta competencia; recuerde que algunos de los más grandes genios de la historia han ofrecido al mundo productos extraordinarios desde la soledad de sus talleres o aposentos.

Si la persona no posee la aptitud del trabajo en equipo por más charlas, cursos, seminarios o imposiciones a los que sea sometida no logrará engranarse y demostrar lo que la imaginativa colectivaexige y el paradigma dominante reclama con relación a ese concepto.

El Trabajo en Equipo, tal y como se entiende, tiene más relación con el concepto de Equipos de Trabajo que con la verdadera idea de lo que ha de ser un equipo per se. Veamos:

• Los Equipos de Trabajo son el resultado de la agrupación de personas con competencias específicas y desarrolladas que al alinearse producen sinergia y agregan valor, pero eso puede ocurrir sin que exista el idílico sentido que le imprime al concepto del “equipo”, aunque no se puede negar que cuando ello sucede los resultados suelen superar todas las expectativas.

• Los Equipos de Trabajo responden a la planificación y ordenamiento de la empresa, es ella quien determina quienes y cuanto tiempo han de entrelazar sus conocimientos en pro de una meta específica, por lo que contiene todo lo que usualmente se le atribuye de manera errada al Trabajo en Equipo, esto es: Jerarquía, liderazgo, metas y procedimientos.

En cambio el Trabajo en equipo es una expresión espontánea, natural, que obedece más a la empatía, conexión emocional y visión compartida de sus integrantes que a elementos de índole formal o administrativos impuestos por agentes exógenos. Aún cuando trabajan por un objetivo común, no existen imposiciones ni compromiso, reina la intradisciplina, identificación y la coestima.

Pero solo si la persona posee la aptitud para el Trabajo en Equipo es que este fenómeno administrativo, soñado, deseado y hasta forzado por muchos, se hace presente e imprime a los resultados esa energía que requieren para sobresalir y alcanzar lo que se han propuesto.

De lo contrario el trabajo se hace, sí, pero con altos costos de frustración, malestar e imposición experimentados en diferentes niveles.

Luis XIV de Francia se equivocó, el estado somos todos, pero cuando se trata de trabajar con sinergia y agregando valor prevalece la aptitud y ahí, sin duda alguna: ¡el “equipo” soy Yo!.